Saya tak banyak mengetahui teori kerelawanan. Hanya saja, saya belajar dari pengalaman. Saya berkecimpung dalam dunia relawan di komunitas lingkungan sejak 2013. Biasanya, relawan yang mendaftar mencapai ratusan orang, namun yang aktif sekitar 10 persen saja. Silent reader di grup chat sudah biasa.
Perkenalkan, saya Dwi Jayanthi sebagai koordinator PlastikDetox di Bali. Sejak 2017, saya bekerja untuk melanjutkan kampanye PlastikDetox mengajak para pelaku usaha kecil mengurangi penggunaan plastik sekali pakai. Kini saya berbagi pengalaman tentang open recruitment relawan yang saya bagi menjadi tujuh tahapan sederhana.
- Cek ombak program kerja
Ketika menjalankan sebuah organisasi, pastikan program kerjanya sudah jelas. Minimal sudah ada bayangan mengenai kegiatan apa saja yang akan dilakukan.
Satu tahun saya gunakan untuk evaluasi para pelaku bisnis yang bergabung sebagai anggota PlastikDetox. Selain itu, saya juga merekrut anggota dan menjalankan program-program PlastikDetox sebelumnya. Tak begitu banyak hasil, tetapi ajakan untuk kolaborasi kian menghampiri. Hingga pada akhirnya saya buka kesempatan mengajak relawan untuk mengikuti kampanye PlastikDetox.
- Siapkan kebutuhan relawan
Salah satu co-founder PlastikDetox sering berpesan, ‘pastikan relawan cukup makan, minum dan tersenyum.’ Meminjam etimologi budaya Bali yaitu Tat Twam Asi – aku adalah kamu, kamu adalah aku. Saat relawan sudah merelakan dirinya membantu, saat itu kami bisa menghargai bantuan mereka dengan mencukupi kebutuhan jasmani dan rohaninya, semampunya. Kami percaya bahwa saat bantuan ini bersifat dua arah, di sana sebuah organisasi tampak sehat.
- Tentukan kriteria relawan
Ketika merekrut relawan, kita harus sudah siap dengan kriteria relawan yang diperlukan. Setiap organisasi memiliki kriteria masing-masing. Ini dibutuhkan untuk menyamakan persepsi, jalan pikiran generasi yang bergabung sebagai relawan.
PlastikDetox membuka pendaftaran relawan menjadi beberapa divisi yaitu edukasi, humas, penelitian dan pengembangan, sosial media dan kreatif. Namun, dalam merekrut relawan tak serta merta meminta mereka untuk langsung masuk dalam divisi tertentu. PlastikDetox menerjemahkannya dalam Bahasa yang lebih mudah dicerna seperti apakah kamu ‘suka memotret, bisa bikin video, ingin belajar sosial media, suka berbicara di depan umum dan lainnya’. Calon relawan boleh memilih lebih dari satu kriteria itu. Cantumkanlah itu semua di dalam formulir pendaftaran.
- Posting di sosial media pribadi
Pengumuman pendaftaran relawan ini juga bisa dibuatkan poster sederhana lalu diposting melalui sosial media komunitas. Namun, akan lebih maksimal bila diposting juga dalam akun pribadi. Juga bisa tag akun komunitas lain dan akun khusus open recruitment relawan yang kredibel di sosial media. Oh ya, penyebaran informasi dari mulut ke mulut juga bisa dilakukan. Jika kamu memiliki teman dekat atau sering diajak berkegiatan bareng, tawarkan saja ya.
- Dua kali seleksi
Ternyata dua kali seleksi ini sangat efektif. Memang sih, ada yang daftar saja sudah syukur. Namun, dua kali seleksi ini lebih meyakinkan kita bahwa yang masuk dalam komunitas kita benar-benar yang kita perlukan dan mereka perlu kita.
Berawal dari sebuah kesalahan saya di PlastikDetox saat open recruitment relawan pertama pada 15 Februari 2019. para calon relawan mengisi data diri dan menjawab pertanyaan. Saya tak menyangka kalau yang mendaftar mencapai 80 orang se-Indonesia. Saya lupa mengumumkan hanya untuk area Denpasar saja. Akhirnya saya lakukan seleksi tahap kedua dengan meningkatkan bobot pertanyaan dan khusus area Denpasar. Sehingga itu bisa menyeleksi 80 pendaftar menjadi 15 pendaftar.
- Pre-training dan training relawan
Relawan yang sudah terseleksi ini kemudian mengikuti pre-training secara daring bersama PlastikDetox. Tugas-tugas dalam pre-training ini diselesaikan sebelum training berlangsung. Saat training dilakukan, kami membahas tentang tugas saat pre-training. Pelatihan yang berlangsung selama 3 jam ini secara keseluruhan membahas tentang mengapa dan bagaimana menjadi relawan dan pengetahuan tentang sampah.
Kami mengadakan training untuk para calon relawan. Apakah semuanya bisa datang? Ada saja yang berhalangan hadir. Tapi yang ikutan training saja belum tentu bertahan sampai akhir. Lah curhat.
- Konsistensi merangkul relawan
Konsistensi dalam menjalin hubungan itu penting. Tak hanya pasangan muda, tapi juga para relawan agar sampai ke pelaminan. Eits, ‘pelaminan’ yang saya maksud yaitu penyatuan rasa memiliki satu sama lain sehingga ada keterikatan dan tanggungjawab bersama. Bahwa, ‘anak’ mereka ini mau dididik seperti apa. Komunitasmu mau dibawa ke mana.
Organisasi non-profit seperti PlastikDetox juga sama seperti komunitas lain yang mengandalkan relawan untuk bergerak. Pastikan apa yang kita jelaskan kepada relawan dari awal pertemuan hingga training itu konsisten.
Setelah melewati tujuh tahap tersebut, perjalanan merangkul relawan belum cukup sampai di sana. Masih diperlukan ritual lainnya untuk menjaga keharmonisan antar relawan dan relawan bersama pengurus komunitas. Saya berpesan kepada teman-teman, tetaplah melangkah walau mengelola relawan ini cukup berat. Saya bisa meyakinkan teman-teman bahwa waktu akan menjawab semuanya. Hanya perlu kesabaran sehingga terbentuk relawan yang secara tulus ikhlas bisa kita andalkan untuk berjuang bersama mengembangkan komunitas. Semoga tulisan ini membantu ya. Selanjutnya saya akan menulis tentang bagaimana memberdayakan relawan saat sudah masuk bersama komunitas kita.
Salam semangat!
Penulis: Luh De Dwi Jayanthi
